Se você tem uma transportadora ou está começando a prestar serviços de transporte de cargas, uma das siglas que rapidamente passa a fazer parte da rotina é CT-e.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um dos principais documentos fiscais utilizados para registrar uma prestação de serviço de transporte.
Mas como emitir um CT-e? O que é necessário para começar? Quais informações precisam ser preenchidas?
Neste guia, vamos explicar como emitir um CT-e passo a passo e mostrar o que acontece depois que o frete é realizado — inclusive como os valores que sua transportadora tem a receber podem ser antecipados.
O que é CT-e?
CT-e significa Conhecimento de Transporte Eletrônico.
É um documento fiscal eletrônico utilizado para documentar prestações de serviços de transporte.
Diferentemente de um documento físico tradicional, o CT-e é gerado eletronicamente, assinado digitalmente e transmitido para autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Depois de autorizado, o documento passa a ter validade jurídica.
Para uma transportadora, portanto, emitir corretamente seus CT-es faz parte da rotina fiscal de suas operações.
O que é necessário para emitir CT-e?
Antes de começar a emitir CT-es, a transportadora precisa cumprir alguns requisitos. Entre eles estão:
- estar credenciada para emissão de CT-e perante a Secretaria da Fazenda competente;
- possuir certificado digital válido;
- ter acesso à internet;
- utilizar um sistema capaz de gerar e transmitir o CT-e;
- estar habilitada para emissão no ambiente de produção.
O credenciamento é realizado junto à SEFAZ do estado onde está localizado o estabelecimento da empresa. Caso a transportadora possua estabelecimentos em diferentes estados, é importante verificar o credenciamento correspondente a cada um deles.
Como emitir CT-e passo a passo
Com a empresa devidamente habilitada, começa a emissão do documento. O procedimento exato pode variar de acordo com o software utilizado pela transportadora, mas a lógica geral é semelhante.
Tenha os documentos da carga
Antes de emitir o CT-e, é necessário conhecer o documento fiscal que dá origem à prestação de transporte. Na maioria das operações comerciais, isso significa ter acesso às informações da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) referente às mercadorias transportadas. Esses dados serão utilizados durante a emissão do CT-e.
Informe os participantes da operação
No sistema emissor, será necessário identificar as partes envolvidas na prestação. Dependendo da operação, isso pode incluir remetente, destinatário, expedidor, recebedor e tomador do serviço.
É importante preencher corretamente essas informações porque elas identificam quem participa da operação e quem é responsável pela contratação do transporte.
Informe origem e destino
O CT-e também registra de onde a carga está saindo e para onde será transportada. Essas informações ajudam a caracterizar a prestação do serviço e possuem importância fiscal. Por isso, confira cuidadosamente os municípios e estados envolvidos na operação.
Informe os dados da carga
O próximo passo é preencher as informações relacionadas à mercadoria transportada. Dependendo da operação e do sistema utilizado, podem ser solicitados dados como valor da carga, peso, quantidade, produto predominante e documentos fiscais vinculados.
Muitos sistemas permitem importar informações diretamente da NF-e, reduzindo o trabalho manual.
Informe o valor do frete
Aqui entra uma informação especialmente importante para a gestão financeira da transportadora. O CT-e registra os valores relacionados à prestação do serviço de transporte. É justamente esse serviço que posteriormente dará origem ao valor que a transportadora terá a receber de seu cliente.
Imagine, por exemplo, que sua transportadora realizou um frete no valor de R$ 15 mil. O serviço foi realizado hoje. Mas o cliente pagará somente daqui a algumas semanas. Sua empresa já gerou a receita — porém o dinheiro ainda não entrou no caixa.
Mais adiante veremos como a LogFin pode ajudar justamente nesse intervalo.
Preencha as informações tributárias
O sistema também solicitará as informações fiscais e tributárias aplicáveis à prestação. O preenchimento depende das características da empresa e da operação realizada.
Como regras tributárias podem variar conforme regime, estado, tipo de operação e alterações legislativas, essa é uma etapa em que é recomendável manter o sistema atualizado e seguir as orientações do contador ou responsável fiscal da empresa.
Revise as informações
Antes de transmitir o CT-e, revise os dados. Confira principalmente CNPJ e dados dos participantes, origem e destino, documentos fiscais vinculados, valores, informações da carga e informações tributárias.
Uma conferência antes da transmissão pode evitar problemas e retrabalho posteriormente.
Assine e transmita o CT-e para a SEFAZ
Depois de preenchido, o CT-e é assinado digitalmente e transmitido eletronicamente para autorização. A SEFAZ verifica as informações e retorna o resultado do processamento. Com a Autorização de Uso, o CT-e passa a estar autorizado para aquela prestação.
Gere o DACTE
Após a autorização, o sistema pode gerar o DACTE — Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
É importante entender que o DACTE não substitui o CT-e. O CT-e é o documento fiscal eletrônico; o DACTE é sua representação gráfica auxiliar.
Emiti o CT-e. E agora?
Depois de emitir o documento e realizar a prestação, começa outra parte importante para qualquer transportadora: receber pelo frete.
E aqui existe um problema bastante conhecido no setor.
A transportadora precisa pagar combustível, motoristas, manutenção, pneus, pedágios e diversas outras despesas para realizar o transporte. Mas o cliente pode pagar o frete semanas depois.
Na prática, acontece algo parecido com isto:
Você realiza o frete → emite o CT-e → gera um valor a receber → espera o prazo do cliente → recebe.
É justamente essa espera que pode pressionar o caixa da transportadora.
Seu CT-e pode ajudar sua transportadora a receber antes
Se sua transportadora já realizou o serviço e possui um recebível elegível, você não precisa necessariamente esperar todo o prazo comercial para ter acesso ao dinheiro.
A LogFin antecipa recebíveis de transportadoras. A documentação da prestação, incluindo o CT-e e outros documentos aplicáveis, pode fazer parte da análise da operação.
Assim, a lógica pode mudar para:
Você realiza o frete → emite o CT-e → envia a operação para análise da LogFin → antecipa o recebível → recebe antes do vencimento.
Isso permite transformar serviços já realizados em capital disponível para continuar operando.
Por que receber antes pode fazer diferença?
Imagine uma transportadora que acabou de realizar R$ 300 mil em fretes. No papel, foi um ótimo mês.
Mas existe um detalhe: grande parte desses clientes pagará em 30, 45 ou 60 dias.
Enquanto isso, a transportadora recebe uma oportunidade de assumir novas cargas na semana seguinte. Para colocar mais caminhões na estrada, ela precisa de combustível, motoristas e capital de giro agora.
Esse é um dos problemas que a antecipação de recebíveis ajuda a resolver. Em vez de deixar o crescimento condicionado ao prazo de pagamento dos clientes, a transportadora pode utilizar recebíveis de serviços já realizados para gerar liquidez.
CT-e emitido pode representar mais do que uma obrigação fiscal
É natural pensar no CT-e apenas como mais um documento que precisa ser emitido para realizar uma operação de transporte. Mas existe outra maneira de olhar para ele.
Por trás daquele documento existe um serviço realizado. E por trás desse serviço pode existir um valor que sua transportadora tem a receber.
Esse recebível pode representar combustível para a próxima viagem, manutenção da frota, pagamento de fornecedores ou capital para assumir um novo contrato.
Por isso, organizar corretamente CT-es, comprovantes e demais documentos das operações também ajuda a transportadora a ter uma visão melhor sobre aquilo que já faturou e ainda tem a receber.
Emitiu seus CT-es? Coloque seus recebíveis para trabalhar
Sua transportadora não precisa pensar apenas em quanto faturou. Também vale pensar em quanto desse faturamento ainda está esperando para entrar no caixa.
Se você possui fretes realizados e recebíveis futuros, a LogFin pode analisar a possibilidade de antecipação.
Em vez de esperar o prazo de pagamento do cliente, você pode transformar recebíveis elegíveis em dinheiro para continuar movimentando sua operação.
Antecipe seus recebíveis com a LogFin
Já realizou o frete e emitiu o CT-e? Envie sua operação e consulte quanto você pode antecipar. Você já fez o trabalho — seu dinheiro não precisa ficar parado esperando o vencimento.